|
|
Автоматизация архивных технологий.
Информатизация архивных учреждений, создание автоматизированных архивных технологий в настоящее время является одним из направлений деятельности главного архивного управления Курской области. Главная цель информатизации - расширение источниковедческой базы, обеспечение сохранности документов, широкого доступа к ним и быстрого поиска информации, широкого использования документов архивного фонда, защиту его информационных ресурсов.
В целях развития и совершенствования информационных технологий в архивном деле, в главном архивном управлении выполняется "Программа развития автоматизации архивных технологий на 2003-2005 годы".
Программа определяет основные направления деятельности архивных учреждений Курской области в области информатизации на 2003-2005 годы.
В рамках этой программы в главном архивном управлении Курской области созданы программные продукты:
| № |
Название программы, время создания. |
Краткая характеристика возможностей программы. |
| 1 |
"Метрические книги"
январь-март 2003г. |
Программа предназначена для ведения базы данных, содержащей сведения о метрических карточках, поиска в базе данных необходимой информации. Предлагает заполнить следующие поля: ФИО, ИО отца, ИО матери, год рождения, день и месяц рождения и крещения, запись №, год крещения, собор крещения, фонд, опись, дело, оборот. Осуществляет поиск по любому из введенных критериев. Создает отчет по каждой введенной записи. |
| 2 |
"Сведения по ЭПК"
март-май 2003 г. |
Служит для ввода информации о научно-технической обработке документов организаций - источников комплектования архивных отделов. |
| 3 |
"Список фондов"
май-июнь 2003 г. |
Программа предназначена для ведения базы данных о списке фондов госархива Курской области. Предусмотрен различный формат вывода информации на печать, поиск фонда по номеру и названию. Запрашивается - номер фонда, дату первого поступления, раздел, отметку о выбытии, год выбытия, годы документов, примечание, предыдущее название фондов. |
| 4 |
"Перечень вопросов, рассмотренных на заседаниях, бюро, пленумах, конференциях"
июль-август 2003 г.
|
Программа создана для государственного архива общественно-политической истории Курской области. И представляет собой базу данных предназначенную для ведения в электронном виде перечня вопросов рассмотренных на заседаниях, бюро, пленумах, конференциях. Программа облегчает поиск информации.
|
| 5 |
"Тест"
сентябрь-октябрь 2003 г. |
Программа создана для тестирования работников госархивов и архивных отделов области на знание основных правил работы. |
| 6 |
"Личные дела"
июль -сентябрь 2004 |
Программа предназначена для ведения базы содержащих список личных дел в государственном архиве общественно-политической истории Курской области. В программе предусмотрен поиск информации по ФИО, сортировка записей |
| 7 |
"Регистрационная картотека"
октябрь-декабрь 2004 |
Программа предназначена для ведения регистрационной картотеки по запросам граждан в электронном виде.
Меню программы регистрационная картотека можно условно разделить на два пункта: поиск информации по запросам, сохранение и печать.
В пункте меню Запросы к базе можно сделать выборку по следующим критериям:
- по фамилии, имени, отчеству;
- по дате поступления
- по регистрационному номеру;
- по исполнителю.
В пункте Контроль возможен контроль исполнителей по следующим критериям:
- запросы за последние 30 дней;
- не исполненные запросы за текущий или любой другой год;
- запросы с невыполнением сроков ответа.
В пункте меню поиск и сортировка записей можно будет отсортировать информацию по возрастанию или убыванию. Применить к выделенному тексту фильтр. Можно осуществить поиск информации по ключевой фразе.
В пункте меню создание копий базы данных можно выполнить следующие действия:
- сохранить - сохраняет базу данных с тем же именем;
- сохранить как - сохраняет базу данных с другим именем;
- создать резервную копию базы данных - создает резервную копию базы данных с указанием года, месяца и дня создания.
В пункте меню просмотр и печать можно:
- выбрать размер и расположение листа (по умолчанию стоит - лист формата А4, книжное расположение);
- произвести предварительный просмотр расположения карточки на странице;
- распечатать все выбранные карточки.
|
| 8 |
"Именные картотеки (репрессирование)"
январь-февраль 2005 г.
|
Программа предназначена для ведения базы данных по репрессированным. Облегчает поиск информации для ответов на запросы граждан.
Меню программы регистрационная картотека можно условно разделить на два пункта: поиск информации по запросам и фильтрам, сохранение и печать.
В пункте меню Запросы по ФИО и дате рождения можно сделать выборку по следующим критериям:
- по фамилии, имени, отчеству;
- по фамилии;
- по фамилии и имени;
- по дате рождения;
- по имени и отчеству.
В пункте меню поиск и сортировка записей можно будет отсортировать информацию по возрастанию или убыванию. Применить к выделенному тексту фильтр. Можно осуществить поиск информации по введенной в пункте найти ключевой фразе.
В пункте меню создание резервных копий данных можно выполнить следующие действия:
- сохранить - сохраняет базу данных с тем же именем;
- создать резервную копию базы данных - создает резервную копию базы данных с указанием года, месяца и дня создания.
В пункте меню просмотр и печать можно:
- выбрать размер и расположение листа;
- произвести предварительный просмотр расположения карточки на странице;
- распечатать карточки.
|
|
|
