Основные направления деятельности в 2004 году.
1. Государственное регулирование развития архивного дела.
Основные усилия курских архивистов в 2004 году были направлены на выполнение мероприятий Областной целевой программы сохранения и развития архивного дела в Курской области, повышение уровня безопасности архивных фондов, предотвращение случаев утраты документов, обеспечение успешной передачи документов советского периода из учреждений-источников комплектования архивных учреждений на государственное хранение, совершенствование государственного учета архивных документов и научно-справочного аппарата к ним.
Нормативно-правовая деятельность главного архивного управления (далее - главархивуправление) была связана с подготовкой регионального закона "Об архивном деле в Курской области", с завершением работы по приведению механизма выполнения архивными учреждениями области платных работ и услуг в соответствие с действующей на территории области нормативной базой, с внесением изменений в нормативные акты Губернатора Курской области о составах коллегии и научного совета главархивуправления.
Работа архивных учреждений области по соблюдению архивного законодательства в соответствии с положениями Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях ограничивалась превентивными мерами: направлялись письма руководителям организаций с установлением сроков ликвидации допущенных нарушений, составлялись предписания, осуществлялись посещения организаций. Так, сотрудники главархивуправления за истекший год посетили более 100 учреждений и предприятий. Из них более 20 - это учреждения органов исполнительной государственной власти области. Эта работа дала определенные положительные результаты. Так, в государственном архиве Курской области (далее - госархив Курской области) количество организаций-задолжников по упорядочению документов сократилось с 99 до 64; в 7 районах области нет организаций, имеющих задолженность по данному показателю, среди них Касторенский, где на 01.01.2003 имелось более 40 организаций-задолжников. Улучшилась материальная база архивов организаций, о чем более подробно изложено в 3 разделе.
За отчетный период главархивуправлением проведены производственные совещания с коллективами государственных архивов Курской области по итогам работы в 2003 году, а также 4 заседания коллегии, где обсуждались вопросы обеспечения сохранности и противопожарной безопасности документов в архивных учреждениях области, совершенствования учета, описания и хранения рукописных и старопечатных книг, о состоянии научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации в архивных учреждениях области, о работе архивного отдела администрации исполнительной государственной власти Большесолдатского района (далее - архивный отдел администрации района) по основным направлениям деятельности. В порядке контроля за выполнением решения коллегии главархивуправления от 16.04.2003 заслушаны информации о работе читальных залов госархива Курской области и государственного архива общественно-политической истории Курской области (далее - ГАОПИ) в соответствии с решением коллегии Росархива от 26.06.2002 "Об итогах Общественного смотра читальных залов федеральных государственных архивов".
Проведены комплексная проверка архивного отдела администрации Железногорского района и "дни главархивуправления" в архивных отделах администрации Глушковского района и г. Курчатова.
В отчетный период проведено 2 семинара для работников архивных учреждений и архивов организаций области. В первом полугодии состоялся семинар "О некоторых аспектах реализации Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации".
В сентябре 2004 года на базе архивного отдела администрации Золотухинского района проведен семинар для работников архивных учреждений области по теме "Об опыте работы архивного отдела администрации Золотухинского района по приему на государственное хранение фотодокументов и документов личного происхождения".
В работе семинара приняли участие заместитель Губернатора Курской области - Управляющий делами Администрации Курской области Бойцов В.А., глава администрации района Кожухов В.Н., сотрудники госархива, ГАОПИ, архивных отделов администраций районов.
Опытом работы по приему на госхранение фотодокументов и документов личного происхождения поделилась "хозяйка" семинара - начальник архивного отдела администрации Золотухинского района Зрелых Т.И. Она активно использует инициативное фотографирование по темам: "Архитектура жилых и общественных зданий", "Памятники истории и культуры на территории района", "Праздники на Золотухинской земле". Кроме того, для поиска интересных фотодокументов были организованы 2 выездные экспедиции в села района под рубриками "Фронтовая фотография" и "История района в лицах", в ходе которых было собрано более 100 фотодокументов.
Работа по приему на госхранение документов личного происхождения ведется по темам "Семейные династии", "Герои войн 20 века", "Руководители района", "Ты славен своим трудом" и др.
Практическая часть семинара была посвящена ознакомлению участников семинара с опытом работы с фотодокументами и документами личного происхождения сотрудников историко-культурного Центра "Коренная Пустынь" и музея "Мемориальный комплекс "Командный пункт Центрального фронта", расположенных на территории Золотухинского района.
На семинаре был дан старт историко-архивной экспедиции учащейся молодежи и школьников Курской области "Сохраним историю древнего Курского края", посвященной 60-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. и организованной комитетом образования Курской области совместно с главархивуправлением и региональным отделением общества историков-архивистов. Экспедиция будет проходить под девизом "… ни за что на свете я не хотел бы переменить Отечество или иметь другую историю, кроме истории наших предков …" (А.С.Пушкин) и завершится в мае 2005 года организацией в образовательных учреждениях области выставок архивных документов, фотодокументов, выявленных в ходе экспедиции и принятых на постоянное хранение.
За прошедший период в большинстве районов области приняты распорядительные документы глав администраций о мероприятиях по проведению историко-архивной экспедиции, созданы общественные комиссии по ее организации и подведению итогов, проведены совещания с директорами образовательных учреждений, учителями истории школ и колледжей, работниками музеев и библиотек, начато выявление и сбор фотодокументов и документов личного происхождения. Всего собрано 120 фотодокументов. К работе по выявлению документов активно подключились региональные средства массовой информации.
Большое внимание в отчетный период уделялось проблемам безопасности архивных фондов. Определенную роль в повышении ответственности руководителей архивных учреждений области за решение вопросов защищенности архивов сыграл приказ начальника главархивуправления от 29.01.2004 № 01-04/4 "О дополнительных мерах по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Курской области в связи с приказом Росархива от 23.12.2003 № 93 "О хищении документов в РГВА", который предусматривал комплекс мер по усилению работы в этом направлении.
В целях реализации указанного приказа в госархиве Курской области была осуществлена выборочная полистная проверка наличия и состояния фондов, могущих представлять интерес для коллекционеров: фф.№ 1 - Канцелярия Курского губернатора, № 54 - Курское губернское по земским и городским делам присутствие, № 293 - Суджанский городской сиротский суд (1896-1918гг.), № 295 - Рыльский сиротский суд (1850-1904гг.), № 22 - Курское городское реальное училище (1879-1918гг.), № Р-594 - Управление Курской уездной милиции, где выявлены сургучные печати, гербовые печати, штампы, почтовые марки, гербовые марки, страховые полисы, заграничные паспорта, рекламные объявления, счета, визитки, фирменные бланки московских, санкт-петербургских, курских магазинов и торговых домов.
В ГАОПИ - на производственном совещании сотрудников, посвященном вопросам усиления контроля за сохранностью документов, принято решение усилить контроль за выполнением сотрудниками нормативных требований выдачи дел исследователям и сотрудникам, осуществлять полистный просмотр дел при выдаче их из хранилищ и при возврате. Кроме того, уточнено и дополнено "Положение о читальном зале ГАОПИ", пересоставлена "Инструкция о выдаче дел, документов, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата", усилен контроль за использованием дел фондов, определенных для рассекречивания. Так, дела фонда П-1 - Курский обком КП РСФСР выдаются только до года их рассекречивания (1973г.), фонда П-2 - Штабы партизанских бригад и отрядов в читальный зал не выдаются, так как решением комиссии по рассекречиванию он определен как фонд ограниченного допуска. Дела категории "ограниченного допуска" выдаются по разрешению директора архива представителям органов власти, суда, прокуратуры.
В архивных отделах администраций районов проводилась полистная проверка дел при их приеме на госхранение, осуществлены выборочные проверки дел по фондам райисполкомов. Фактов хищений и утраты документов в архивных учреждениях области не обнаружено.
В отчетный период главархивуправлением принимались меры по усилению противопожарной безопасности архивов. В этих целях в госархиве Курской области:
- проведено обследование электрического оборудования и электросетей здания архива сотрудниками Курскэнергонадзора;
- осуществлен монтаж электроосвещения архивохранилищ 9 этажа и установлено 8 углекислотных огнетушителей ОУ-2;
- проведена замена 3-х автоматических выключателей типа АП-50 в щитовой здания архива;
- заменены металлические трубы пожарного водоснабжения правого крыла здания по резервной лестнице;
- установлены 2 пластиковых бака для воды общей емкостью 3 тыс.литров;
- реконструированы 2 канализационных колодца;
- смонтирована кнопка тревожной сигнализации, выведенной на пульт ОВО № 1 г.Курска;
- проведены инструктаж и практические занятия с сотрудниками архива по пожарной безопасности, а также совместное учение руководящего состава архива и пожарной части № 7 г.Курска по эвакуации документов, защите персонала архива от пожара и ведению аварийно-спасательных работ.
Для архивных отделов администраций районов приобретено 13 порошковых и углекислотных огнетушителей, в архивном отделе администрации Железногорского района заменена электропроводка, обновлено оборудование электрощита, заменены выключатели и розетки. Кроме того, в архивных отделах администраций Рыльского и Суджанского районов установлены противопожарные и охранные сигнализации.
Продолжалась работа по повышению безопасности архивов, усилению их антитеррористической защищенности. В госархиве Курской области к составленному в 2002 году Плану гражданской обороны архива дополнительно разработаны планы мероприятий при угрозе и возникновении производственных аварий, катастроф и стихийных бедствий; при переводе архива на военное положение; по защите персонала архива и организации ведения аварийно-спасательных работ; а также расчет материальных затрат на проведение мероприятий по эвакуации документов и материальных ценностей, на оснащение и готовность защитных сооружений; укрытие работников архива и членов их семей на объекте и в загородной зоне; расчет обеспеченности и порядок выдачи индивидуальных средств защиты работников архива; а также схемы управления, оповещения и связи архива и др.
Растет защищенность и районных архивных отделов. Так, в архивных отделах администраций Золотухинского и Льговского районов установлены металлические нераспашные решетки на входные двери и окна; в двух хранилищах архивного отдела администрации Щигровского района двери обиты металлом по огнестойкому материалу.
Улучшилась материально-техническая база архивных учреждений области. В госархиве отремонтирован и запущен в эксплуатацию сушильный шкаф системы приточной вентиляции П-2; начаты работы по монтажу дезинфикционной камеры, приобретенной в 2002 году; закуплена офисная мебель, канцелярские товары и др.
В ГАОПИ специалистами ГОУ "Курскгражданпроект" проведено обследование технического состояния здания и его инженерных систем, систем вентиляции и кондиционирования воздуха.
Осуществлен ремонт здания архивного отдела администрации Глушковского района; приобретены металлические стеллажи для 4-х архивных отделов.
Дополнительные помещения выделены двум архивным отделам администраций районов - Суджанского и Фатежского, а также архивному отделу администрации г. Курска - муниципальному архиву. Таким образом, в государственных архивах выделено и введено в эксплуатацию 50,0/50,0 кв.м., в муниципальных архивах - 156,2/156,2 кв.м.
Увеличился парк компьютерной техники в архивных учреждениях области. За 2004 год приобретено 10 компьютеров, общее количество компьютерной техники в архивных органах и учреждениях области составило 33 машины, что значительно больше по сравнению с 2001 годом, когда архивная отрасль области имела только один компьютер.
Получил распространение опыт работы начальника архивного отдела администрации г. Курчатова Пьянковой Ж.Н., которая изобрела металлический станок для подшивки и переплета документов. Этот станок в своей работе используют также сотрудники госархива Курской области и архивного отдела администрации Горшеченского района.
Продолжалась работа по экспериментальному внедрению Основных правил работы государственных архивов, Основных правил работы архивов организаций и ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. С этой целью проводилось тестирование сотрудников архивных учреждений области на знание Основных правил работы госархивов, с которым успешно справились около 50 работников госархива, ГАОПИ, архивных отделов администраций районов.
Архивные учреждения области осуществили платных работ и услуг на сумму 490661 руб., в том числе госархив и ГАОПИ - 473525 руб., что на 310764 руб. больше, чем в 2003 году. Заработанные средства позволили покрыть часть расходов на оплату коммунальных услуг, содержание вневедомственной охраны, осуществить подписку периодических изданий и др.
Представители архивной службы Курской области приняли участие в расширенном заседании коллегии Росархива "Об итогах работы архивных учреждений в 2003 году и основных направлениях развития архивного дела в Российской Федерации на 2004 год", заседании Научно-методического совета архивных учреждений Центрального федерального округа РФ в г.Тамбове, семинаре по повышению квалификации руководителей органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, V пленуме Центрального Совета РОИА.
2. Созданию системы автоматизированного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации
Продолжалась работа по созданию системы автоматизированного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и реализации Программы развития автоматизации архивных технологий в главном архивном управлении Курской области, государственном архиве Курской области, государственном архиве общественно-политической истории Курской области на 2003-2005 годы.
В 2004 году разработаны новые тематические программы: "Регистрационная картотека", "Личные дела", "Фотокаталог", "Именные картотеки".
В связи с утратой базы данных, введенных госархивом Курской области в ПК "Архивный фонд" и тематические программы, и главархивуправлением в ПК "Фондовый каталог" в 2003 году в результате выхода из строя жесткого диска сервера, проводилась работа по повторному вводу данной информации.
В госархиве Курской области работа по программе "Архивный фонд" до сентября 2004 года не осуществлялась в связи с тем, что программа была отправлена в Федеральное архивное агентство для корректировки. После корректировки введено 28 исторических справок в раздел "Историческая справка" "Архивный фонд", а также вносились данные в тематическую программу "Список архивных фондов". Всего введено информации 5,25 Мб.
В ГАОПИ в раздел "Фонд" ПК "Архивный фонд" внесены количественные данные на 180 фондов профсоюзных организаций, учреждений народного контроля и обществ по физкультуре и спорту. В раздел "Опись" внесены количественные показатели по всем фондам, имеющимся на хранении в архиве. Вносились данные по тематическим программам: "Перечень вопросов, рассмотренных на пленумах, заседаниях бюро, секретариата Курского обкома КПСС"; "Личные дела". Всего внесено данных 4,44 Мб.
В прошедшем году началась работа по внедрению автоматизированного учета документов АФ РФ в районных архивных отделах. Так, в архивном отделе администрации Дмитриевского района в раздел "Опись" ПК "Архивный фонд" введены данные на описи 9 фондов. Начата работа над вводом данных в архивных отделах администраций Кореневского и Обоянского районов, г.Курчатова; общий объем введенных данных составил 2,4231 Мб.
Общий объем введенных данных в архивных учреждениях области составил 12,1131Мб.
Утраты документов постоянного хранения и по личному составу в организациях области за отчетный период не обнаружено.
3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.
Организационно-методическое руководство ведомственными
архивами и организацией документов в делопроизводстве
учреждений, организаций и предприятий.
В работе по обеспечению качественного комплектования архивных учреждений области приоритетными направлениями были ликвидация задолженности в деле упорядочения и приема на госхранение документов, проведение работы по завершению приема на постоянное хранение документов советского периода, оптимизация работы государственных и муниципальных архивов с фотодокументами и документами личного происхождения.
Архивный фонд Курской области за 2004 год пополнился на 27,157 тыс.ед.хр. управленческой документации; 0,839 тыс.ед.хр. фотодокументов; 0,309 тыс.ед.хр. личного происхождения; 28,107 тыс.ед.хр. документов по личному составу, в том числе предприятий, ликвидированных в ходе банкротства.
В связи с принятием Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", анализом итогов паспортизации в соответствии с информационно-методическим письмом Росархива от 07.12.2004 № 5/2272-Т "Об итогах паспортизации государственных хранилищ архивных документов по состоянию на 01.01.2004 и качестве составления паспортов" организована работа по уточнению списков учреждений и предприятий-источников комплектования архивных учреждений области. Проведение экспертизы ценности документов в большей части указанных организаций показала, что в 2004 году в Курской области признано несостоятельными или просто прекратили свою деятельность около 380 сельхозкооперативов, частных фирм и акционерных обществ. Главархивуправлением направлены письма в архивные учреждения области, где непременным условием исключения из списка учреждений-источников комплектования является упорядочение и прием на постоянное хранение документов из ликвидированных структур по момент ликвидации, а также ликвидационные документы.
Часть новых, недавно образованных предприятий и учреждений по своей инициативе или инициативе архивных учреждений включаются в списки комплектования.
Процесс уточнения данных списков продолжится и в 2005 году.
В целях совершенствования работы по отбору документов на постоянное хранение архивным отделом администрации Большесолдатского района разработана примерная номенклатура дел муниципального образования "Саморядовский сельсовет", которая была рекомендована главархивуправлением всем архивным учреждениям области.
Была оказана помощь в составлении номенклатур дел 715 учреждениям области, продолжалась работа по внедрению инструкций по делопроизводству, конкретных положений об ЭК и архивах организаций.
Большое внимание в 2004 году уделялось вопросам организационно-методического руководства архивами организаций. В целях контроля за соблюдением архивного законодательства архивными учреждениями области проведено 308 комплексных, 225 тематических и 196 контрольных проверок. При выявлении нарушений определялись сроки их ликвидации, о чем информировались руководители учреждений. По итогам проверок проводились семинары по вопросам организации делопроизводства и архивного дела. Всего проведено 72 семинара, дано 2044 консультаций по вопросам организации государственного учета документов в учреждениях, порядку подготовки к передаче документов с ведомственного на государственное хранение и др.
Продолжалась работа по внедрению в практическую работу учреждений, организаций, предприятий ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", Основных правил работы архивов организаций, Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.
В соответствии с решением ЭПК главархивуправления (протокол от 22.11.2002 № 11) в 2004 году начата работа по приему на госхранение в госархив Курской области документов райисполкомов по 1970 год включительно. Приняты документы из 4-х архивных отделов администраций районов общим количеством 2,167 тыс.ед.хранения.
В 2004 году возросла роль ЭПК главархивуправления по оптимизации состава документов, включаемых в Архивный фонд Курской области. Состоялось 15 заседаний ЭПК, на которых рассматривались вопросы исключения и включения учреждений и предприятий в списки источников комплектования архивных учреждений области, состояния упорядочения документов в учреждениях-задолжниках, обсуждались листы учета и описания уникальных документов для включения в Государственный и региональный реестры уникальных документов; положения об экспертных комиссиях учреждений; обращение избирательной комиссии Курской области об изменении сроков хранения первичных финансовых документов окружных, территориальных и участковых избирательных комиссий по выборам депутатов Государственной Думы (1999г.) и Президента РФ (2000г.) и др.
Экспертно-проверочной комиссией главархивуправления в 2004 году:
- согласованы номенклатуры дел 37 учреждений областного звена, 42 - районного;
утверждены описи учреждений, организаций, предприятий по упорядочению документов:
- управленческой документации - 26,670 тыс.ед.хр.;
- личного состава - 35,029 тыс.ед.хр.;
- документов личного происхождения - 0,309 тыс.ед.хр.;
- фотодокументов - 0,839 тыс.ед.хр.;
- НТД - 0,16 тыс.ед.хр.;
- описи по переработке фондов на документы постоянного хранения 9,644 тыс.ед.хр.
Значительно перевыполнены плановые задания на 2004 год по упорядочению управленческой документации (план 19,741 тыс.ед.хр.), документов по личному составу (план 8,6 тыс.ед.хр.), документов личного происхождения (план 0,142 тыс.ед.хр.).
Продолжалась работа по упорядочению с последующим приемом на госхранение документов ликвидированных структур. Так, ЭПК были утверждены описи на 0,704 тыс.ед.хр. управленческой документации и 3,979 тыс.ед.хр. по личному составу ликвидированных организаций.
В целях совершенствования НСА к документам госархива Курской области, расширения базы источников и в связи с подготовкой Путеводителя по фондам архива была проведена переработка описей с последующим утверждением их на ЭПК главархивуправления общим объемом 3,116 тыс. дел.
4. Повышение квалификации кадров.
Социальное развитие коллективов.
В 2004 году продолжилось внедрение Основных правил работы государственных архивов РФ (2002г.) и в связи с этим главным архивным управление Курской области проведено тестирования сотрудников архивных учреждений на знание Основных правил работы.
Главархивуправлением проведена большая работа по изучению и анализу научно-справочного аппарата, созданного архивными учреждениями области в 1992-2003гг. Рекомендации и указания по его развитию изложены в развернутом решении коллегии главархивуправления от 16.11.2004.
Архивными учреждениями области составлены ответы на "Анкету по анализу составления работ по исполнению запросов социально-правового характера за 2002-2004гг.", сводные ответы на которую высланы в Росархив вместе с отчетом за 1 полугодие 2004 года.
Продолжалась работа по сохранению и укреплению кадрового потенциала.
Отмечается процесс притока в государственные архивы области молодежи. Так, в госархиве Курской области уменьшилось число сотрудников пенсионного возраста с 13 до 11 человек (28 % и 24 % соответственно), количество лиц от 50 лет и старше с 21 до 19 (46 % и 41 %); зато увеличилось количество специалистов в возрасте до 29 лет с 6 до 9 человек, что составило 13 % и 20 % от общего состава сотрудников госархива.
Проводилась учеба коллективов главархивуправления, госархива и ГАОПИ. В соответствии с приказом начальника главархивуправления от 10.09.2003 № 4-52 была организована учеба в 2003-2004 учебном году, занятия проводились 1 раз в 2 месяца по вопросам изменения трудового, административного, гражданского законодательства; систематически проводился обзор периодической печати по темам краеведения и архивоведения.
Проводилась работа по аттестации государственных служащих главархивуправления. Главным специалистам Ворониной В.В. и Тверскому В.П. присвоен квалифицированный разряд - советник государственной службы 1 класса, консультанту Прокопович Е.Л. - советник государственной службы 3 класса.
В 2004 году благодаря целенаправленной работе главархивуправления в Курском институте социального образования - КИСО (филиале) Московского государственного социального университета открыто отделение по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления" по очной и заочной форме обучения, что должно обеспечить для архивной отрасли региона приток молодых специалистов.
В отчетный период получили высшее образование 7 сотрудников архивных учреждений, из них трое начальников архивных отделов районов (Горшеченский, Льговский, Курчатовский), специалист архивного отдела Горшеченского района, бухгалтер госархива и 2 работника ГАОПИ.
Продолжили обучение:
- консультант главархивуправления Шишлова М.В. в аспирантуре Курского государственного университета;
- старший инспектор главархивуправления Пешкова Л.Б. на заочном отделении факультета "Документоведение и документационное обеспечения управления" КИСО;
- 9 начальников и специалистов архивных отделов администраций районов, 3 работника госархива и ГАОПИ в Курском государственном университете, КИСО, Орловской региональной академии государственной службы.
В 2004 году созданы местные отделения РОИА в двух районах области - Золотухинском и Кореневском.
Подводя итоги работы архивных учреждений Курской области в 2004 году, следует отметить, что архивная отрасль региона успешно развивается в направлении совершенствования хранения, комплектования и использования архивных документов, принося реальную пользу обществу.
