Правила работы пользователей в читальном зале
государственного архива Курской области
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (М., 1998), основанными на существующем законодательстве РФ, нормативных правовых актах Федеральной архивной службы России, а также с учетом "Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации" (М.,2002) и Положения об Архивном фонде Курской области и архивах.
1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале госархива Курской области.
1.3. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архива.
1.4. Плата за посещение читального зала архива и пользование документа в обычном режиме не взимается. Выдача дел из хранилища свыше установленной дневной нормы (см. п.4.2.) подлежит оплате всеми пользователями независимо от темы и цели занятия в архиве.
1.5. На платных условиях в читальном зале обслуживаются пользователи, занимающиеся поиском документов имущественного и генеалогического характера как по личным заявлениям, так и по письмам учреждений, организаций, предприятий.
Оплате пользователями при этом подлежат: консультирование о составе и содержании документов, выдача дел из хранилища, предоставление перечней решений местных органов власти и внутренних описей к ревизским сказкам, предоставление документов для копирования техническими средствами как архива, так и заказчика, изготовление копий любого вида, оформление копий.
II. ПОРЯДОК ДОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ АРХИВА.
2.1. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письма направивших их организаций.
Пользователи могут допускаться в читальный зал на основании личных заявлений с предъявлением документа, удостоверяющего личность; вопрос о допуске решает директор.
2.2. В заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архива на необходимый пользователю срок, как правило, на один год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архива или сотрудником читального зала.
2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца (приложение 1).
2.5. Оформление пропуска в читальный зал осуществляется при предъявлении пользователем документа, удостоверяющего личность.
III. ПРАВА, ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ.
3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (путеводители, описи, каталоги, обзоры), дела и документы, печатные издания, в том числе микрофотокопии документов и газет, фотодокументов (в виде позитивных отпечатков или контрольных отпечатков фотокаталога), а также техническое оборудование для работы с микрокопиями.
3.2. Пользователи, работающие в читальном зале, имеют право:
3.2.1. Получать своевременную информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.
3.2.2. Получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, в т.ч. на платных условиях (см. п.1.5.).
3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничений на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.
3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством, путем обращения к руководству архива, в Главное архивное управление области, в Федеральную архивную службу России, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.
3.2.5. Заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников.
3.2.6. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архива использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон), если не мешает работе других пользователей.
3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.
3.4. Пользователи обязаны:
3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы в читальном зале архива.
3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.
3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных дел.
3.4.4. В целях повышения контроля за сохранностью документов сдачу отработанных дел и печатных изданий осуществлять за час до окончания работы читального зала.
3.4.5. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные описи, дела, печатные документы сотруднику читального зала.
3.4.6. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием и пленкой при работе с микрокопиями.
3.4.7. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.
3.4.8. В соответствии с Законом РФ "Об информации, информатизации и защите информации" (ст.12, п.2) использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архива, номер фонда, описи, дела, листа, учетный номер негатива фотодокументов.
3.5. Пользователь должен предоставлять архиву экземпляр издания, подготовленного на основе его документов, или библиографическую справку о нем.
3.6. За нарушение правил использования архивных документов пользователь несет административную ответственность в соответствии со ст.13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, которая предусматривает наложение на виновных граждан административного штрафа в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда. За хищение, повреждение и уничтожение архивных документов пользователь несет уголовную ответственность в соответствии со ст. ст. 164, 243 Уголовного кодекса РФ.
IV. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ,
МИКРОКОПИЙ, ПЕЧАТНЫХ ИЗДАНИЙ,
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА.
4.1. Дела и печатные издания предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (требований) под расписку за каждую единицу предоставленного материала.
4.2. Единовременно для пользования может быть выдано: описей - 5, дел - до 3-10, книг, брошюр - до 3-10, газетных подшивок - до 3-5 (определение количества - в зависимости от объема).
4.3. Описи, отсутствующие в читальном зале, выдаются в день заказа в течение одного часа, за исключением случаев их занятости сотрудниками архива; дела, печатные издания выдаются на следующий день (требования, поступившие во 2-ой половине дня, удовлетворяются соответственно во 2-ой половине следующего дня).
4.4. При наличии большого количества требований на выдачу документов генеалогического характера может быть введена предварительная запись.
4.5. Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, особо ценные документы - до 5 дней, несброшюрованные, уникальные документы, книги - по разрешению руководства архива на один день, остальные дела, микрокопии, печатные издания - на один месяц.
4.6. При наличии микрофотокопий, ксерокопий подлинные документы, печатные издания в читальный зал не выдаются, за исключением случаев необходимости изучения внешних особенностей документов, наличия у пользователя медицинских противопоказаний для работы с микрокопиями, неисправности технического оборудования, используемого для чтения копий.
4.7. В целях обеспечения сохранности документов не разрешается:
4.7.1. Входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200-300 мм), пластиковые пакеты, зонты;
4.7.2. Вносить в читальный зал клей, скотч, маркер, штрих для пишущей машинки, копировальную бумагу, чернильную авторучку, ножницы, другие режущие предметы;
4.7.3. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света, писать на листах бумаги, положенные поверх архивного документа, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, менять последовательность листов в несброшюрованных делах, изымать отдельные документы из архивных дел.
4.8. Запрещается делать любые пометки, подчеркивания в текстах документов, на обложках дела.
4.9. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудников читального зала. При обнаружении повреждения или дефекта дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователь должен сообщить об этом сотруднику читального зала.
4.10 При сдаче дел пользователем сотрудник читального зала проверяет их состояние и сохранность в присутствии пользователя. При обнаружении повреждений, отсутствия листов в деле, книге принимаются меры, предусмотренные пунктом 3.6. настоящих правил.
4.11. Отказ или отсрочка в выдаче дел допускается в случае: их плохого физического состояния; ограничений на использование, установленных в соответствии с законодательством РФ или фондообразователем;
необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива;
выдачи дел во временное пользование учреждениям;
экспонирования дел на выставке;
выдачи их другому пользователю.
V. КОПИРОВАНИЕ И ВЫДАЧА КОПИЙ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ИЗГОТОВЛЕННЫХ ПО ЗАКАЗАМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ.
5.1. По заказам пользователей выдаются фотокопии, микрокопии, ксерокопии (при наличии материалов и исправности оборудования) в определенные для этого дни.
5.2. Заказы на копирование оформляются на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала. В заказе обязательно указываются поисковые данные документов.
5.3. Копирование документов негосударственной части архивного фонда РФ и документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками) при передаче документов на государственное хранение. При отсутствии ограничений, установленных во время передачи документов, копирование осуществляется на общих основаниях.
5.4. Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов и дел, требующих расшивки и реставрации, решаются руководством архива в каждом конкретном случае.
5.5. Копирование фондов, коллекций, книг в полном объеме производится с разрешения руководства архива.
5.6. Копирование неопубликованных описей, каталогов, карточек, других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования устанавливаются руководством архива в каждом конкретном случае.
5.7. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей, в т.ч. сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами; копирование производится только с разрешения архива в его помещении и под контролем сотрудника читального зала.
5.8. По согласованию с руководством архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов; копирование производится в помещении архива под контролем его сотрудника с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.
5.9. Копии документов выдаются пользователям или доверенным лицам под расписку или переписываются по указанному адресу.
5.10. Вынос ксерокопий из архива осуществляется по специальным пропускам.
