Основные тенденции и перспективы комплектования
государственных и муниципальных архивов Курской области на современном этапе.
<<Назад
Комплектование государственных архивов - одна из важнейших задач в деле формирования и пополнения Архивного фонда РФ. С начала 90-х годов появился целый ряд экономических и политических факторов, которые решающим образом воздействовали на формирование АФ РФ, в том числе и на АФ Курской области.
К 2003 г. в Курской области сложилась определенная сеть архивных учреждений, в которых хранятся документы, отражающие все этапы социально-политического развития районов и городов. 2 государственных архива (государственный архив Курской области, государственный архив общественно-политической истории Курской области),28 архивных отделов администраций исполнительной государственной власти районов области, 2 муниципальных архива (архивный отдел администрации г.Курчатова, архивный отдел администрации г.Курска), 2505 ведомственных и межведомственных архивов хранят более 2,5 млн. архивных документов.
На 01.01.2004 г. в госархиве Курской области храниться около 1 млн. 200 ед.хранения, в архивных отделах администраций исполнительной государственной власти районов области сосредоточено свыше 700 тыс. документов.
Основной задачей, стоящей перед архивистами Курской области, в настоящий момент, является прием на хранение государственной части АФ Курской области, которая сложилась до момента перестройки экономики и акционирования предприятий 1991-1992 гг. Эта работа осуществляется в целях недопущения утраты документов этого периода.
За 1990-2003 гг. несколько раз пересматривались списки источников комплектования архивных учреждений области - 1993,1997, 2002 - учитывались изменения форм собственности предприятий, организаций и учреждений, наличие негосударственных структур.
Изменения в состав источников комплектования проводятся на основе "Рекомендаций по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования государственных и муниципальных архивов" (М.,1999г.), одобренных решением ЦЭПК при Росархиве от 04.06.99.
В списки комплектования вошли новые, вновь образованные структуры, такие как отделы департамента Федерального государственной службы занятости населения, комитеты по управлению имуществом, земельным ресурсам и землеустройству, отделения Пенсионного фонда, федерального казначейства, филиалы ДФГУП "БТИ по Курской области", таможня, банки и др. Документы большинства из них уже сегодня при системном отборе и в плановом порядке поступают на государственное хранение.
Сравнительный анализ показал, что произошло уменьшение числа источников комплектования, в результате ликвидации и банкротства ряда акционерных обществ, сельскохозяйственных производственных кооперативов, нефтебаз, строительных участков, потребительских обществ, а также реорганизации органов статистики, налоговых служб, узлов связи и др.
Так на 01.01.2004 г. источниками комплектования государственного архива Курской области являются 224 учреждений, предприятий и организаций. Из них по видам собственности: государственной - 153, негосударственной - 71. Для сравнения, в списке источников в 2000 году было 253 учреждения, из которых 151 -государственные, 60 - негосударственные.
В целом наблюдается процесс сокращения количества источников комплектования и районного звена за счет банкротства, ликвидации и реорганизации учреждений и организаций. Так, по состоянию на 1 декабря 2003 г. в списке источников комплектования архивных отделов числится 1947 организаций, 764 - это негосударственные структуры. По сравнению с 2000 г. их количество сократилось почти на 60.
Видимо в ближайшие годы произойдет дальнейшее сокращение количества источников комплектования. В списке, скорее всего, не будут представлены финансовые структуры, негосударственные предприятия промышленности и сельского хозяйства, предприятия транспорта, энергетики.
В связи с этим архивные учреждения Курской области проводят работу по включению в список источников комплектования государственных структур, деятельность которых характеризует изменения, происходящие в социально-экономической, политической, культурной сфере (реорганизация органов государственной власти), негосударственных структур, характеризующих процессы становления и развития негосударственного сектора экономики.
Количество негосударственных структур, включенных в источники комплектования будет с каждым годом возрастать. Работа с ними предполагает установление договорных отношений. Формы и методы работы с ними имеют глубокие отличия от ранее применявшихся в отношении предприятий государственного сектора. Именно внедрение договорных отношений с организациями негосударственного типа - одна из сложных участков деятельности архивистов.
Поэтому мы поддерживаем уже наработанные старые связи с производственными негосударственными структурами, созданными на базе государственных предприятий и продолжаем строить взаимоотношения с ними на новой договорной основе.
Взаимодействуя с архивистами на основе договорных отношений, руководители негосударственных структур, как правило, сами определяют состав документов, который поступит на государственное хранение. Поэтому в дальнейшем, скорее всего, возрастет роль выборочного приема от негосударственных организаций производственного и сельскохозяйственного сектора.
Анализ представленных описей источников комплектования архивных учреждений на рассмотрение заседаний ЭПК главного архивного управления Курской области показал, что состав документов, которые образуются сегодня в ведомствах, существенно меняется.
Документы становятся более разнообразными по видам, как в государственных, так и в негосударственных структурах. Но вместе с тем, сокращается планово-отчетная и организационно-распорядительная документация (планы и отчеты не документируются, а существуют в виде оперативных сведений и передаются по факсу, переписка ведется в основном по вопросам снабжения, сбыта и хозяйственным вопросам). Исчезают документы, отражающие деятельность профсоюзных организаций (с 1990 года не ведется работа по проведению социалистического соревнования, конкурсов профессионального мастерства).
В процессе делопроизводства, в учреждениях и организациях, появляются новые виды документов, характерные для рыночной экономики и новых правовых отношений (документы по благотворительности, уставы, списки акционеров, бизнес-планы, договора, протоколы общих собраний акционеров, учредителей, справки по итогам аудиторских проверок, о лицензировании деятельности организаций, их приватизации, об организации и состоянии правовой работы, концепции развития организаций и другие документы, отражающие специфические функции организаций. Эти ценные документы встречаются в основном в негосударственных структурах, которые далеко не всегда передаются на государственное хранение.
В этом направлении архивисты Курской области организуют работу по изучению новых типов документов, образовавшихся в ходе проведения социальных и экономических реформ, и включают их в номенклатуры дел учреждений, организаций и предприятий.
Особенностью Курской области является отсутствие в регионе муниципальных архивов в отличие от большинства субъектов РФ. Архивные отделы администраций входят в систему государственной власти районов. В Курской области всего 2 муниципальных архива - архивный отдел администрации в г.Курчатове и архивный отдел администрации в г.Курске, который комплектуется только документами по личному составу муниципальных организаций города и других ликвидированных организаций, действовавших на территории города Курска, по соглашению. В связи с принятием нового Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФС "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ", в Курской области в срок до 1 января 2005 г. будут проведены необходимые преобразования в целях приведения в соответствие системы местного самоуправления. Уже сегодня архивные отделы хранят документы негосударственных структур, в том числе и муниципальных образований (бывших сельсоветов), но финансовые отношения не урегулированы и документы эти хранятся на бесплатной основе. В то же время отношения собственности уже становятся актуальными в архивной отрасли.
В источниках комплектования архивных отделов хранится более 224 тыс. документов по личному составу, в том числе свыше 116 тыс. в негосударственных структурах, где сохранность их не всегда обеспечена должным образом. В целях сохранения документов АФ РФ начальниками архивных отделов применяется правоприменительная практика по вопросам нарушения архивного законодательства.
Так, на заседании административной комиссии администрации Глушковского района рассмотрены факты утраты документов по личному составу в 4 организациях, председатели ЭК наказаны, как должностные лица, обеспечивающие сохранность документов, определены штрафные санкции. По инициативе главного архивного управления Курской области управлением Министерства юстиции РФ по Курской области был составлен протокол об административном правонарушении в отношении арбитражного (конкурсного) управляющего ОАО "Черемисиновская сельскохозяйственная строительная организация", рассмотренный мировым судьей. В результате конкурсный управляющий привлечен к административной ответственности с наложением административного штрафа в размере 20-ти минимальных размеров оплаты труда.
Однако применение административных рычагов не сама цель курских архивистов. В основном продолжается практика проведения профилактических мероприятий по отношению к тем организациям, где нарушается архивное законодательство. Проблема документов по личному составу уже сегодня становится организационно-правовой, а комплектование государственных архивов документами по личному составу начинает серьезно влиять на качественные характеристики Архивного фонда.
Одним из важных направлений в госархиве Курской области считаем работу с НТД.
Для пополнения АФ Курской области НТД организуем упорядочение и передачу в госархив из негосударственных структур научно-технической документации, относящейся к государственной части АФ, на основе согласованных перечней проектов, проблем (тем), подлежащих передаче на постоянное хранение.
Проводим в ведомственных архивах семинары-совещания, курсы по работе с НТД, расширенные заседания ЭК. Следствием плодотворной работы с ведомственными архивами является положительная динамика в приеме на госхранение научно-технической документации: в 1999 г. было принято 125 ед. хр., в 2003 г. - 398 ед. хр.
Научно-техническая документация, чрезвычайно ценная, поэтому на данном этапе все больше проявляется использование НТД в коммерческих целях. Отсюда и стремление предприятий и учреждений не передавать НТД на хранение в госархив Курской области и филиал РГАНТД г. Самары, особенно это касается организаций, изменивших форму собственности и рассматривающих НТД как свою собственность. Немаловажную роль играет и то, что учреждения вынуждены оплачивать ксерокопирование своих документов, хранящихся в архивах.
Активизировалась работа в госархиве Курской области по комплектованию документами личного происхождения.
Эти документы существенно дополняют и обогащают содержание Архивного фонда, что имеет особое значение в связи с возрастанием интереса общества к проблеме человека. Установление личных контактов с держателями фондов - один из самых трудных этапов работы. Здесь мы используем различные формы работы: личные знакомства, специальные письма, переговоры и др. и стремимся выявлять и брать на учет лиц, являющихся потенциальными держателями личных фондов. С этой целью используются СМИ (публикации, теле- и радио передачи), встречи с общественностью и другие формы.
На 01.01.2004 г. - 48 фондов личного происхождения (4318 ед.хр.)
Личные фонды представлены - передовиками производства и сельского хозяйства, общественными деятелями, краеведами, коллекционерами, лауреатами премий, заслуженными врачами, учителями участниками Великой Отечественной войны и т.д. Этот перечень можно еще продолжить, он очень широк.
Архивный фонд Курской области был бы неполноценным без фотофонодокументации.
В госархиве имеются "Список источников комплектования фотодокументами". В список источников комплектования фотодокументами включено 20 организаций и предприятий, работа с которыми ведется на договорной основе. Это редакции областных, городских газет и журналов государственной и иной форм собственности, музеи, общественные организации (Курская областная общественно-патриотическая организация "Центр Поиск", клуб "Фронтовые подруги"), управление по делам ГО и ЧС, центр технического развития молодежи и др.
В связи с отсутствием фототек в учреждениях - источниках комплектования, госархив принимает на хранение все фотодокументы, образующиеся в деятельности этих организаций до истечения срока ведомственного хранения. Экспертиза ценности проводится уже в госархиве с целью обеспечения сохранности фотодокументов.
Кроме того, госархивом широко используется инициативное фотографирование. Как положительный фактор хочется отметить тот факт, что за последнее время увеличилось количество фотодокументов, поступающих от частных лиц. Немаловажную роль в этом играют фотоконкурсы. Так, в сентябре 2003 года был проведен фотоконкурс "Полтора века плюс сегодняшний день", целью которого было выявление наиболее ценных фотодокументов, находящихся в личных архивах. На основе поступивших документов была организована фотовыставка, на которую было представлено более 70 фотографий с 1911 г. и до наших дней. Благодаря в основном энтузиазму сотрудников, фотокаталог госархива насчитывает 48 976 ед.хр.
Но есть проблемы - это комплектование изобразительными документами на нетрадиционных видах носителя - электронных, которые все больше входят в нашу жизнь.
Наиболее остро в нашей работе встала проблема комплектования госархива аудиовизуальной документацией.
В настоящее время мы не принимаем аудиовизуальную документацию на постоянное хранение, т.к. не имеем надлежащего оборудования для обеспечения ее сохранности, контроля технического состояния и использования. Поэтому вся аудиовидеодокументация находится в ГТРК "Курск", которая является единственным источником комплектования госархива, и где на ведомственном хранении находятся фоно- и видеодокументы, отобранные на постоянное хранение (5340 ед.хр. видеосюжетов собственного производства за 1991-2003 гг., 430 ед.хр. фонодокументов за 1961-2003 гг.) В ГТРК созданы все необходимые условия для полноценного хранения и использования аудиовидеодокументации. Госархив осуществляет контроль за сохранностью этого вида документации, а в секторе по работе с аудиовизуальной документацией госархива находится контрольный экземпляр НСА на аудиовизуальную документацию, находящуюся на хранении в фоно- и фильмотеке ГТРК. Все документы и НСА к ним готовы к передаче на постоянное хранение в госархив. При оснащении госархива необходимым оборудованием, обеспечивающим сохранность аудиовизуальных документов, будет осуществлен их прием, и только тогда, мы считаем, будет создан полноценный аудиовизуальный архивный фонд Курской области.
Тем более, что определенные шаги (касающиеся законодательной базы аудиовизуального архивного фонда) уже сделаны. В 2002 г. вступило в силу постановление Курской областной Думы "О внесении изменений в решение Курской областной Думы об обязательном экземпляре документов области", касающееся аудиовизуальной продукции".
В заключении хочется отметить, что на ведомственном хранении остается еще более 600,0 тыс. документов по личному составу. При этом значительное число учреждений реорганизуется, нередко ликвидируется без правопреемника. В соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов" при ликвидации учреждения его документы постоянного хранения поступают в госархив, а документы по личному составу - в вышестоящую отраслевую организацию, в случае, ее отсутствия - в госархив. Но в сегодняшних условиях архивные учреждения области практически не могут принять на хранение документы по личному составу, поскольку, не имеют свободных площадей, поэтому в перспективе требуется дополнительное помещение для архива по личному составу города Курска или создание областного архива по личному составу.
<<Назад
