О выполнении
"Рекомендаций по проведению оценки
физико-химического состояния страхового фонда"
во исполнение письма Росархива от 05.07.2002 № 5/701-Т
в государственном архиве Курской области.
<<Назад
Работа по созданию страховых копий является составной частью сложного комплекса работ по обеспечению сохранности документов.
Создание страхового фонда документов на бумажной основе в государственном архиве Курской области проводилось с 1963 г. лабораторией микрофильмирования, реставрации и переплета документов. В 1994 г. эта работа была приостановлена в связи с финансовыми трудностями.
В соответствии с планом создания страхового фонда особо ценных документов госархива Курской области, на основании "Перечня документации, являющейся национальным, научным, культурным и историческим наследием и хранящейся в архивах, библиотеках и музеях Курской области", утвержденного губернатором Курской области 27 июня 1998 года и на основании положения "О страховом копировании документов в госархиве Курской области", утвержденного директором госархива Курской области, с 2000 года создание страхового фонда документов в госархиве возобновилось и осуществляется территориальной головной службой страхового фонда документации (ТСФД) при главном управлении по делам ГО и ЧС Курской области. Создание страхового фонда финансируется из средств областного бюджета.
На данный момент страховой фонд в государственном архиве создан на 23 837 единиц хранения и представлен 1 897 микроформами, из которых 548 микрофильмов (рулонов) и 1 349 микрофиш.
Для страхового фонда документов в госархиве отведено специальное хранилище, удовлетворяющее нормативным требованиям: оно изолировано от служебных и вспомогательных помещений, оборудовано системами охранной и пожарной сигнализации, имеет удобный для эвакуации выход к лифтам и лестничной площадке. В хранилище поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим: температура + 120, относительная влажность 45-55%. Микрофильмы страхового фонда на рулонной пленке хранятся в металлических коробках, верхняя крышка которых маркируется в соответствии с нормативными требованиями. Строго соблюдается нормативный метраж микрофильмов - не более 300 метров. Микрофиши упакованы в конверты и хранятся в картонных коробках. Все микроформы размещены на стеллажах типа "елочка".
Ежегодно в госархиве осуществляется контроль технического состояния страхового фонда в объеме 20% страховых копий производства каждого года. На каждую единицу хранения страхового фонда микрофильмов (рулон) составляется акт технического состояния. Что касается микрофиш, акт технического состояния составляется на комплект микрофиш, изготовленных в рамках одного заказа.
Оценка физико-химического состояния проводится отдельно для микрофильмов и микрофиш страхового фонда и начинается с проверки полноты заполнения актов технического состояния. В акте указывается название архива-держателя страховых копий, условное обозначение страховой копии - порядковый номер по описи, поисковые данные скопированных документов, марка пленки, вид основы, масштаб уменьшения изображения, наличие и характеристика тест-объекта, наличие остаточного тиосульфата натрия и солей серебра.
В "Рекомендациях по оценке физико-химического состояния страхового фонда" указывается на необходимость инструментальной оценки таких показателей как оптическая плотность фона изображения и предел читаемости миры шрифта по тест-оригиналу. В госархиве отсутствуют специальные приборы для оценки качества изображения: денситометр и микроскоп с 30-кратным увеличением (в виду недостаточности финансирования), поэтому контроль микрофильмов проводится визуально путем просмотра их на фильмо-контрольном столе в отраженном и проходящем свете лупой с 10-кратным увеличением. При этом проверяется правильность построения микрофильма, наличие контрольного кадра с изображением тест-объекта, наличие указателя масштаба уменьшения или изображения масштабной линейки, правильность построения микрофильма, качество фотоизображения (нерезкость, засветка), средняя плотность и читаемость текста, техническое состояние перфорационных дорожек и поверхностей фотослоя и основы (наличие царапин, отпечатков пальцев, сдиров эмульсионного слоя, повреждений перфораций, вмятин, пятен, запыленности и локальных повреждений пленки). Кроме того, проверяется наличие дефектов биологического и химического происхождения: наличие остаточного тиосульфата натрия или солей серебра в виде желто-коричневых пятен, а также плесени. Обращается внимание на наличие склеек, на их количество и качество (имеются ли грубые склейки, с затеками клея и т.д.). Также обращается внимание на состояние упаковки: как оформлены этикетки, имеет ли место деформация коробок и ржавчина на них.
Поскольку микрофильмы были сняты в лаборатории госархива на установке УДМ-2 такие показатели как межкадровое расстояние (2 мм), длина рулона и количество кадров нам изначально известны и нет необходимости в повторном контроле этих показателей.
Контроль качества микрофиш проводится в госархиве сразу после поступления их из лаборатории микрофильмирования территориального страхового фонда документации. В первую очередь проверяется полнота заполнения актов технического состояния и полнота комплекта, а также количество микрофиш. Контроль микрофиш производится путем их просмотра в проходящем свете лупой с 10-кратным увеличением. Строго обращается внимание на наличие тест-оригинала, на среднюю плотность, на масштаб уменьшения, наличие остатков тиосульфата натрия и солей серебра, полноту промывания микрофиш. Проверяется порядок построения и последовательность расположения изображения, качество фотоизображения, а именно читаемость и воспроизведение информации.
Результаты контроля фиксируются в актах технического состояния страховых копий и дается заключение о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ.
В 2003 году лабораторией копирования, реставрации и переплета документов был проведен плановый контроль технического состояния микроформ. Были оценены 268 микрофиш и 100 единиц хранения микрофильмов (рулонов) страхового фонда. Все проверенные микроформы имели акты технического состояния. По результатам оценки страховых копий были выявлены некоторые дефекты: запыленность, царапины на подложке фотопленки в 2 рулонах и деформация 7 металлических коробок. В одном из рулонов была обнаружена грубая склейка с затеками клея. Все обнаруженные дефекты были устранены при проведении реставрационных и профилактических работ: произведена замена металлических коробок, оформлены этикетки на них, царапины на подложке устранены путем ее протирки смесью ацетона со спиртом в пропорции 4:1 , пыль удалена салфеткой для оптики, смоченной 70 % этиловым спиртом. Склейка вырезана без потери кадров, переклеена и укреплена с помощью киноклея.
Результат выборочной проверки микрофиш показал их хорошее качество. Только 56 % микрофиш первого выпуска нуждались в обеспыливании и антистатической обработке, что и было произведено в процессе профилактических работ.
Из вышеизложенного можно сделать вывод, что работа по оценке страхового фонда в госархиве проводится планомерно, и результаты оценки дают четкое представление о состоянии страхового фонда. На данный момент страховой фонд в госархиве Курской области находится в хорошем состоянии, поскольку созданы оптимальные условия его хранения, и нет необходимости в передаче его на централизованное хранение.
В дальнейшем работы по созданию страхового фонда в госархиве Курской области совместно с территориальной головной службой страхового фонда документации (ТСФД) при главном управлении по делам ГО и ЧС Курской области будут продолжены. При соответствующем финансировании госархива Курской области будут приобретены недостающие технические средства и оценка физико-химического состояния страхового фонда, путем инструментальной оценки, будет проводиться на более высоком уровне.
<<Назад
